Email theo tên miền: vì sao doanh nghiệp không nên dùng Gmail miễn phí
Email theo tên miền là địa chỉ dạng kinhdoanh@congtyabc.com thay vì congtyabc@gmail.com. Nó không chỉ đẹp hơn: khách hàng và đối tác đánh giá mức độ chuyên nghiệp qua chi tiết này, và khi nhân viên nghỉ việc bạn vẫn giữ được toàn bộ liên lạc thay vì mất theo tài khoản cá nhân của họ.
Ba lựa chọn phổ biến
Email đi kèm hosting — miễn phí trong gói hosting, tạo được nhiều địa chỉ. Nhược điểm: khả năng gửi tới hộp thư chính kém hơn, dung lượng ăn vào hosting, và nếu IP máy chủ bị đánh dấu xấu thì email dễ vào thư rác.
Email hosting chuyên dụng — dịch vụ chỉ làm email, giá vừa phải, tách khỏi hosting website nên ổn định hơn.
Google Workspace / Microsoft 365 — đắt hơn, tính theo người dùng, nhưng gửi nhận rất đáng tin cậy và có sẵn bộ công cụ làm việc. Phù hợp doanh nghiệp coi email là kênh liên lạc chính.
Ba bản ghi quyết định email có vào thư rác hay không
Đây là phần bị bỏ qua nhiều nhất, và cũng là nguyên nhân số một khiến email doanh nghiệp bị coi là spam:
- SPF — khai báo những máy chủ nào được phép gửi email thay cho tên miền của bạn.
- DKIM — gắn chữ ký số vào email để bên nhận xác minh nội dung không bị sửa.
- DMARC — cho bên nhận biết phải làm gì khi email không đạt SPF/DKIM, và gửi báo cáo về cho bạn.
Thiếu ba bản ghi này, email của bạn vẫn gửi được nhưng tỷ lệ vào thư rác cao, đặc biệt khi gửi tới Gmail và Outlook.
Vì sao email từ website hay không tới?
Form liên hệ trên WordPress mặc định gửi email bằng chức năng có sẵn của máy chủ. Cách gửi này rất dễ bị chặn vì không có xác thực. Kết quả điển hình: khách điền form, bạn không nhận được gì, và mất đơn hàng mà không biết.
Cách xử lý đúng: cài plugin SMTP cho WordPress và gửi qua một dịch vụ gửi email chuyên dụng (dịch vụ email hosting của bạn hoặc nhà cung cấp gửi email). Sau đó gửi thử và kiểm tra email có vào hộp thư chính hay không.
Đặt tên email thế nào cho gọn
info@hoặclienhe@— hộp thư chung nhận từ website.kinhdoanh@,hotro@— theo bộ phận, không gắn tên người, để bàn giao dễ.ten@— cho từng nhân viên cần liên lạc trực tiếp với khách.- Nên có
no-reply@riêng cho email hệ thống gửi tự động.
Việc cần làm ngay hôm nay
Nếu website của bạn đang có form liên hệ, hãy tự điền thử một lần bằng email khác và xem có nhận được thông báo không. Rất nhiều doanh nghiệp phát hiện form đã hỏng hàng tháng trời mà không hay, vì không ai kiểm tra.
